AGB Software, SaaS, KI-Credits & Support-Bedingungen
§ 1 Anbieter, Geltungsbereich & B2B-/Wissenschafts-Ausrichtung
(1) Anbieter ist Dr. rer. medic. Franz Hütter, M.A. / BRAIN-HR, Am Schlagbaum 1, 58285 Gevelsberg („Anbieter").
(2) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für den Erwerb von Software-Lizenzen, Monats- und Jahrestarifen sowie Zusatz-Kontingenten („Top-Up-Credits") für sämtliche über BRAIN-HR bereitgestellten Software-Anwendungen, insbesondere: Evidence Check, BRAIN-HR Learning Design Studio, BRAIN-HR LMS (Digitaler Lernraum), MetaAnalysis Studio, Encephalon Studio sowie SNP Browser (Research Use Only — RUO). Für Seminare, Ausbildungen und Beratungsmandate gelten gesonderte Bedingungen.
(3) Ausschließlicher Fachkreis- & Unternehmerbezug (§ 14 BGB): Die Software-Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, Freiberufler (insb. Trainer:innen, Berater:innen, Coaches, Lehrende, Ärzt:innen), Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Kliniken sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) zur privaten Endnutzung ist ausgeschlossen; sollte im Einzelfall dennoch ein Verbrauchervertrag vorliegen, erlischt ein etwaiges Widerrufsrecht mit ausdrücklicher Zustimmung zur sofortigen Lizenzcode-Bereitstellung gemäß § 356 Abs. 5 BGB. Für den SNP Browser (RUO) ist vor Freischaltung zusätzlich der Nachweis der wissenschaftlichen Fachkunde erforderlich.
§ 2 Hybrides Lizenz- und Kontingentmodell (Monat / Jahr / Top-Up)
(1) Die Überlassung der Software erfolgt je nach gewähltem Tarif in zwei kombinierbaren Lizenzformen:
- Zeitbasierte Tarife (Monat = 30 Tage / Jahr = 365 Tage): Gewähren das Nutzungsrecht für die gebuchte Laufzeit und Sitzanzahl (
Starter,Pro,Team / Institut / Corporate) inklusive eines definierten monatlichen KI-Aktionskontingents (license_usage_reset = monthly). Das enthaltene Monatskontingent gilt jeweils pro Kalendermonat und wird am Monatsersten automatisch zurückgesetzt; nicht abgerufene Monatseinheiten verfallen am Monatsende. - On-Demand Zusatzpakete („Top-Up-Credits"): Können bei Erreichen des monatlichen Inklusivlimits oder zur projektbezogenen Spitzendeckung zu einem gegenüber dem Tarif erhöhten Einzelpreis nachgekauft werden. Top-Up-Credits verfallen nicht (
license_is_lifetime = True) und werden erst herangezogen, wenn ein laufendes Monatskontingent ausgeschöpft ist.
(2) Auf der jeweiligen Produktseite ausdrücklich als unbegrenzt oder kostenfrei ausgewiesene Grundfunktionen (wie das manuelle 3-Spalten-Board und der Zeitplaner im Learning Design Studio, das 3D-Erkunden in Encephalon Studio oder der R-Rechenkern samt Grafiken im MetaAnalysis Studio während einer aktiven Lizenz) verbrauchen keine KI-Credits.
§ 3 Vertragsschluss, Lizenzcode & Sitzbegrenzung
(1) Mit Bestätigung der Pflicht-Checkbox im Bestellprozess und Klick auf den Bestellbutton gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Die Freischaltung erfolgt nach Zahlungseingang bzw. Rechnungsfreigabe durch Übermittlung eines elektronischen Lizenzcodes (brainhr_licensing).
(2) Der Lizenzcode ist vertraulich zu behandeln und auf die vereinbarte Anzahl gleichzeitiger Arbeitsplätze/Geräte (seats_max) begrenzt. Eine Weitergabe an Dritte, Account-Sharing über die gebuchte Sitzzahl hinaus oder automatisiertes Auslesen (Scraping) berechtigt den Anbieter zur sofortigen Sperrung des Lizenzcodes.
§ 4 Verfügbarkeit, Drittdatenbanken, KI-Eigenverantwortung & RUO-Vorbehalt
(1) Der Anbieter stellt die Online-Dienste im Jahresmittel mit einer Ziel-Verfügbarkeit von 98,0 % bereit (ausgenommen angekündigte Wartungsfenster sowie Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters).
(2) Externe Forschungsdatenbanken & KI-Schnittstellen: Soweit Anwendungen in Echtzeit externe wissenschaftliche Primärdatenbanken (z. B. OpenAlex, PubMed, Crossref, Semantic Scholar, Europe PMC, ClinicalTrials.gov) oder Sprachmodelle abfragen, schuldet der Anbieter nicht die Verfügbarkeit, Ratenfreiheit oder Vollständigkeit dieser externen Drittquellen.
(3) Wissenschaftliche und fachliche Letztverantwortung (Human-in-the-Loop): Sämtliche durch die Software erzeugten Berichte, Konstrukt-Übersetzungen, Screening-Entscheidungen, Datenextraktionen, Kursentwürfe und Berechnungen sind wissenschaftliche Arbeits- und Entscheidungshilfen für Fachpersonal. Sie ersetzen keine eigenständige fachliche Prüfung am Originaltext und keine Rechts-, Medizin- oder Unternehmensberatung.
(4) Strikter Ausschluss klinischer Diagnostik (Research Use Only — RUO): Keine der BRAIN-HR Software-Anwendungen ist ein Medizinprodukt oder ein In-vitro-Diagnostikum im Sinne der Verordnung (EU) 2017/746 (IVDR). Insbesondere der SNP Browser (RUO), das Encephalon Studio und das MetaAnalysis Studio dürfen unter keinen Umständen für klinische Primärdiagnostik, therapeutische Entscheidungen am Menschen, chirurgische Navigation oder genetische Endverbraucher-Beratung (vgl. GenDG) eingesetzt werden.
§ 5 Support-Regime, Service-Level-Stufen (S1–S3) & Ticket-Kanalbindung
(1) Strikte Kanalbindung („Ticket-Only-Klausel"): Um eine hohe Forschungs- und Entwicklungsqualität bei schlanken Lizenzpreisen zu gewährleisten, erfolgt der technische Support ausschließlich asynchron über das strukturierte Online-Ticket-Portal unter https://brain-hr.com/support. Meldungen per Telefon, Sprachnachricht, Messenger, Social Media (z. B. LinkedIn) oder unstrukturierter Direkt-E-Mail begründen keine Bearbeitungs- oder Nacherfüllungspflicht und setzen keine Fristen in Gang.
(2) Mitwirkungspflicht & Selbsthilfe-Vorrang: Vor dem Absenden eines Tickets hat der Kunde die öffentlichen Online-Handbücher, die Produktvideos sowie die integrierten In-App-Assistenten zu konsultieren. Jedes Ticket muss die Lizenz- bzw. Bestellnummer, das betroffene Produkt sowie bei Fehlermeldungen die exakten Schritte zur Reproduktion enthalten.
(3) Verbindliches 3-Stufen-Reaktionsmodell (Geschäftszeiten: Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr MEZ, ausgenommen gesetzliche Feiertage in NRW sowie angekündigte Betriebsferien):
| Stufe | Abgrenzung & Gegenstand | Reaktionsrahmen & Bearbeitungsweg |
|---|---|---|
| S1 · Kritischer Gesamtausfall | Vollständige Nichterreichbarkeit der Plattform oder Ausfall der Lizenzcode-Validierung für alle Nutzer. | Beginn der technischen Entstörung innerhalb von 24 bis 48 Geschäftsstunden (2–3 Werktage). |
| S2 · Reproduzierbarer Funktionsfehler | Eine dokumentierte Hauptfunktion liefert trotz vertragsgemäßer Eingabe einen reproduzierbaren technischen Systemfehler. | Prüfung und Bereitstellung eines Workarounds oder Software-Updates im Rahmen des regulären Release-Zyklus (in der Regel innerhalb von 5 bis 10 Werktagen). |
| S3 · Bedienfragen, Methodik & Feature-Wünsche | Fragen zur allgemeinen Bedienung, zu Statistik, Studiendesign, Didaktik, Formatierungswünschen oder Vorschläge für neue Funktionen. | Abgedeckt durch Online-Handbücher, Videos und In-App-KI-Lotsen. Feature-Wünsche werden für künftige Versionen gesammelt; es besteht kein Anspruch auf Einzelbeantwortung, kostenfreie Fachberatung oder Individualprogrammierung. |
(4) Wünscht der Kunde eine persönliche methodische, statistische, didaktische oder technische Einzelberatung (z. B. gemeinsame Projektanlage oder Konzept-Review), kann diese gesondert als kostenpflichtiges Beratungskontingent (Scientific Advisory) gebucht werden.
§ 6 Sachmängelgewährleistung im B2B-Verkehr
(1) Maßgeblich für die Soll-Beschaffenheit der Software ist ausschließlich die Leistungsbeschreibung auf der jeweiligen Produktseite zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Unerhebliche Abweichungen, Darstellungsunterschiede in nicht aktuellen Browsern oder Änderungen in externen Literaturdatenbanken stellen keinen Mangel dar.
(2) Liegt ein über das Ticket-Portal ordnungsgemäß und reproduzierbar gemeldeter Mangel der Stufe S1 oder S2 vor, leistet der Anbieter innerhalb angemessener Frist Nacherfüllung nach eigener Wahl durch Einspielen eines Updates, Bereitstellung einer Umgehungslösung (Workaround) oder Gutschrift verbrauchter Credits für den fehlgeschlagenen Lauf. Die verschuldensunabhängige Garantiehaftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.
(3) Ein Recht zur Kündigung oder Minderung besteht erst, wenn die Nacherfüllung nach mindestens zwei dokumentierten Versuchen und einer vom Kunden in Textform gesetzten Nachfrist von mindestens 15 Werktagen endgültig fehlgeschlagen ist.
§ 7 Haftungsbegrenzung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftungssumme ist je Schadensfall und insgesamt pro Vertragsjahr auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den letzten zwölf (12) Monaten vor Eintritt des Schadensereignisses für das betroffene Software-Produkt netto gezahlt hat.
(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur insoweit, als der Kunde seine eigenen Exporte (Word, PDF, CSV, JSON, R-Skripte, Forschungs-Dossiers) regelmäßig lokal gesichert hat.
§ 8 Datenschutz, Auftragsverarbeitung & Schlussbestimmungen
(1) Die Serververarbeitung erfolgt in Deutschland (EU); bei lokal ausgeführten Modulen (MRT-Viewer im Encephalon Studio, lokale Genom-Analyse im SNP Browser RUO) verbleiben die Rohdaten vollständig auf dem Endgerät bzw. im Institutsnetz des Kunden. Soweit erforderlich, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
(2) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten mit Unternehmern, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist der Sitz des Anbieters (Gevelsberg / Amts- bzw. Landgericht Hagen).